OFFICE MANAGER

Mission : L’équipe s’agrandit et l’entreprise se structure pour accompagner son développement. Nous recherchons un.e office manager pour travailler en binôme avec notre assistante de gestion.

Vous êtes le lien entre l’équipe backoffice composée des deux fondateurs et l’assistante de gestion, et les équipes qui sont sur le terrain.

Vous suivez les employée.s durant toute la vie de leur contrat :

• Accueil et onboarding des nouvelles recrues (préparation des casiers, tenues de travail, collecte des documents pour établir le contrat, etc.), création et suivi des procédures d’entrée et sortie
• Collecte, tri, archivage des documents liés aux salarié.e.s
• Collecte et saisie des données liées aux variables de paie (temps de travail, pauses, repas, notes de frais, etc.)
• Préparation des contrats de travail, transmission mensuelle des documents et variables de paie, vérification des bulletins de paie, etc.

Vous assurez des fonctions support à l’organisation quotidienne du travail :

• Aide aux tâches administratives : suivi des mails et du courrier, vérification des checklists, inventaires, achats de fournitures et de matériel, etc.
• Aide au recrutement : rédaction et mise à jour des offres d’emploi, tri des candidatures, entretiens téléphoniques, organisation d’entretiens d’embauche, etc.
• Mise à jour des documents supports nécessaires à l’exploitation du restaurant : menus en ligne et papier, cahiers de recettes, listes des allergènes, etc.
• Soutenir les managers des différents pôles sur des missions diverses : recherche de fournisseurs/produits, passage de commandes, mise à jour des documents internes, collecte des feedbacks/besoins des équipes, organisation des événements d’équipe, « happiness management », etc.
• Rédaction des notes de service, mise à jour du règlement intérieur, création d’outils et process pour améliorer l’organisation et les conditions de travail, etc.

Vous êtes également amené.e à intervenir ponctuellement en support de l’assistante de gestion sur des missions liées à la comptabilité ou aux RH :

• Echanges avec les services administratifs, suivi, tri, archivage des dossiers
• Collecte, tri, catégorisation des factures et transactions, préparation des paiements à date, etc.
• Pilotage financier : mener diverses missions d’optimisation dans le cadre de l’amélioration continue des ratios de rentabilité.
• Collecte des données financières pour la mise à jour des tableaux de bord de gestion.

• Avoir au moins une expérience significative sur un poste d’office management, secretariat ou assistanat de direction.
• Connaitre les bases des RH et de la comptabilité, suffisamment pour en comprendre les enjeux
• Apprécier les missions polyvalentes qui demandent de la gymnastique mentale (et parfois physique !) et une gestion constante des priorités
• Appétence forte pour la résolution de problèmes, esprit entreprenant et force de proposition
• Solides compétences organisationnelles, capacité à travailler avec des routines pragmatiques et méticuleuses.
• Aisance avec les outils informatiques nouvelle génération : on essaie d’automatiser un maximum pour nous concentrer sur les vrais sujet !
• Un bon niveau d’anglais est requis (fournisseurs européens, équipe internationale)

Les petites choses qui font plaisir : 

• Une bonne connaissance de l’ensemble de notre univers produit et de service est un plus : il faut être capable de passer d’une logique retail à une logique restaurant. Ce ne sont pas du tout les mêmes métiers et pourtant on fait les deux !
• Si vous avez une expérience en restauration sur ce poste, c’est un gros plus.
• Si vous faîtes partie de ceux qui regardent des tutos Excel sur leur temps libre et connaissent toutes les mises à jour Google Sheets, alors on va carrément s’amuser. 
• Un esprit ouvert et tout plein de curiosité pour le véganisme, ça fait plaisir et ça permet de comprendre la mission profonde d’Aujourd’hui Demain

Vous l’aurez compris, il y a beaucoup de procédures qu’il faudra respecter à la lettre, mais quand ça roule au bureau, ça roule partout !

Nous recherchons une personne sérieuse qui a à cœur de contribuer à soutenir le développement de l’entreprise, tant d’un point de vue humain que financier et opérationnel. Les possibilités d’évolution sont nombreuses ! Venez avec l’envie de concrétiser des bonnes idées et d’apprendre beaucoup de choses (nous sommes la mémoire de Aujourd’hui Demain au bureau).

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, que vous pensez que votre débrouillardise et votre intelligence relationnelle vous a toujours mené loin, postulez !

CDI 39H
Temps plein sur 5 jours
Périodes de travail de 8 heures
Travail en journée du lundi au vendredi, en présentiel.

Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération de 2200€ à 2600€ par mois selon profil.

Merci d’envoyer votre CV par mail à jobs@aujourdhui-demain.com en précisant le poste souhaité.

Les lettres/mails de motivation sont appréciés et lus avec attention !

🌻