Vous aimez votre métier, surtout pour la part d’humain qu’il implique ? Les journées qui ne se ressemblent pas et voler à la rescousse de vos collègues ? Alors nous sommes fait.e.s pour travailler ensemble !

Nous recherchons notre prochaine perle pour compléter notre équipe « backoffice ». Ici au bureau on aime nos petites routines, mais pas la monotonie. Notre vision : précision, implication, amélioration continue et solutions créatives.

Nous sommes également aux petits soins de nos collègues : une panne, une question, besoin d’un outil, un petit coup de mou ? Notre porte est ouverte ! L’esprit d’équipe règne, ça rend les journées plus douces.

Aujourd’hui Demain est le premier concept store végane de France situé à Paris 11e.
Un même lieu regroupant un restaurant/coffee shop et une boutique de prêt-à-porter/épicerie/cosmétique/librairie. 100% végane, éthique et éco-responsable.

Découvrez notre restaurant sur Instagram @ajddemain
Et notre boutique @ajddemain.store / @ajddemain.epicerie 👀

CDI

OFFICE MANAGER

Fiche de poste

Mission : L’équipe s’agrandit et l’entreprise se structure pour accompagner son développement. Nous recherchons un.e office manager pour travailler en binôme avec notre assistante de gestion.

Vous êtes le lien entre l’équipe backoffice composée des deux fondateurs et l’assistante de gestion, et les équipes qui sont sur le terrain.

Vous suivez les employée.s durant toute la vie de leur contrat :

Accueil et onboarding des nouvelles recrues (préparation des casiers, tenues de travail, collecte des documents pour établir le contrat, etc.), création et suivi des procédures d’entrée et sortie
Collecte, tri, archivage des documents liés aux salarié.e.s
Collecte et saisie des données liées aux variables de paie (temps de travail, pauses, repas, notes de frais, etc.)
Préparation des contrats de travail, transmission mensuelle des documents et variables de paie, vérification des bulletins de paie, etc.

Vous assurez des fonctions support à l’organisation quotidienne du travail :

Aide aux tâches administratives : suivi des mails et du courrier, vérification des checklists, inventaires, achats de fournitures et de matériel, etc.
Aide au recrutement : rédaction et mise à jour des offres d’emploi, tri des candidatures, entretiens téléphoniques, organisation d’entretiens d’embauche, etc.
Mise à jour des documents supports nécessaires à l’exploitation du restaurant : menus en ligne et papier, cahiers de recettes, listes des allergènes, etc.
Soutenir les managers des différents pôles sur des missions diverses : recherche de fournisseurs/produits, passage de commandes, mise à jour des documents internes, collecte des feedbacks/besoins des équipes, organisation des événements d’équipe, « happiness management », etc.
Rédaction des notes de service, mise à jour du règlement intérieur, création d’outils et process pour améliorer l’organisation et les conditions de travail, etc.

Vous êtes également amené.e à intervenir ponctuellement en support de l’assistante de gestion sur des missions liées à la comptabilité ou aux RH :

Echanges avec les services administratifs, suivi, tri, archivage des dossiers
Collecte, tri, catégorisation des factures et transactions, préparation des paiements à date, etc.
Pilotage financier : mener diverses missions d’optimisation dans le cadre de l’amélioration continue des ratios de rentabilité.
Collecte des données financières pour la mise à jour des tableaux de bord de gestion.

Profil recherché

Avoir au moins une expérience significative sur un poste d’office management, secretariat ou assistanat de direction.
Connaitre les bases des RH et de la comptabilité, suffisamment pour en comprendre les enjeux
Apprécier les missions polyvalentes qui demandent de la gymnastique mentale (et parfois physique !) et une gestion constante des priorités
Appétence forte pour la résolution de problèmes, esprit entreprenant et force de proposition
Solides compétences organisationnelles, capacité à travailler avec des routines pragmatiques et méticuleuses.
Aisance avec les outils informatiques nouvelle génération : on essaie d’automatiser un maximum pour nous concentrer sur les vrais sujet !
Un bon niveau d’anglais est requis (fournisseurs européens, équipe internationale)

Les petites choses qui font plaisir :

Une bonne connaissance de l’ensemble de notre univers produit et de service est un plus : il faut être capable de passer d’une logique retail à une logique restaurant. Ce ne sont pas du tout les mêmes métiers et pourtant on fait les deux !
Si vous avez une expérience en restauration sur ce poste, c’est un gros plus.
Si vous faîtes partie de ceux qui regardent des tutos Excel sur leur temps libre et connaissent toutes les mises à jour Google Sheets, alors on va carrément s’amuser.
Un esprit ouvert et tout plein de curiosité pour le véganisme, ça fait plaisir et ça permet de comprendre la mission profonde d’Aujourd’hui Demain

Vous l’aurez compris, il y a beaucoup de procédures qu’il faudra respecter à la lettre, mais quand ça roule au bureau, ça roule partout !

Nous recherchons une personne sérieuse qui a à cœur de contribuer à soutenir le développement de l’entreprise, tant d’un point de vue humain que financier et opérationnel. Les possibilités d’évolution sont nombreuses ! Venez avec l’envie de concrétiser des bonnes idées et d’apprendre beaucoup de choses (nous sommes la mémoire de Aujourd’hui Demain au bureau).

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, que vous pensez que votre débrouillardise et votre intelligence relationnelle vous a toujours mené loin, postulez !